Gizlilik Politikası ve KVKK
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Veri Sorumlusu ve Temsilcisi:
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak KOVALAKLAR KAFETERYA GIDA TUR. İTH. İHR. İNŞ. SAN. TİC. LİMİTED Şirketi (“Şirketimiz”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda

Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,
Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,
Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,
Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,
Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma,
Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma,
Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,
Kişisel verileri yasaya uygun olarak tanımlı şekil ve sürede silme ve imha etme

İşlenebilecektir.

Kişisel Verilerin İşlenme Amacı:
Toplanan kişisel veriler,

Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi;
Şirketimiz tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimleri tarafından yapılması;
Şirketimiz ile iş ilişkisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliklerinin sağlanması;
Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin tespiti, belirlenmesi ve uygulanması;
Şirketimizin ticari itibarının ve oluşturduğu güvenin korunması amaçlarıyla,
Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütmek çerçevesinde
KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçlarla; denetleyici ve düzenleyici makamlar, ilgili kamu kuruluşları, meslek kuruluşları ve benzeri kuruluşlar ile Türk Ticaret Kanunu, ilgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi veya kuruluşlara, hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu ve/veya özel hukuk tüzel kişilerine, danışmanlarımıza, denetçilerimize ve/veya hizmet sağlayıcılarımıza 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Kişisel verilerinizin 3. Kişilerle paylaşılması halinde gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.

Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi:
Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda; sunulan ürün ile hizmetleri sağlamak, geliştirmek ve ticari faaliyetlerimizi yürütmek ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmek amacıyla toplanır. Aydınlatma Metinimizde açıklanan buna ilişkin çeşitli yöntemler anketler, İnternet siteleri, çalışanlar ve temsilcilikler, mobil uygulamalar ve bu gibi benzeri kanallar aracılığıyla ve değişik hukuki sebeplerle toplanan verileriniz, KVKK’nun 5 ve 6 numaralı maddelerinde listelenen şartlar ve amaçlar kapsamında, bu metnin (II) ve (III) numaraları maddelerinde belirtilen amaçlarla işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu’nun 11. Maddesinde Sayılan Hakları:
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
5 ve 6 numaralı maddeler uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Veri Güvenliği:
KOVALAKLAR KAFETERYA GIDA TUR. İTH. İHR. İNŞ. SAN. TİC. LİMİTED Şirketi kişisel verilerinizi bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri gereğince alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik kontrollerine tam uygunlukla korumaktadır. Söz konusu güvenlik tedbirleri, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak muhtemel riske uygun bir düzeyde sağlanmaktadır.

Şikâyet ve İletişim;
Kişisel verileriniz teknik ve idari imkânlar dâhilinde titizlikle korunmakta ve gerekli güvenlik tedbirleri, teknolojik imkânlar da göz önünde bulundurularak olası risklere uygun bir düzeyde sağlanmaktadır. KVKK’nun 13. maddesinin 1. fıkrası gereğince, yukarıda belirtilen haklarınızın kullanımına ilişkin taleplerinizi, Şirketimize yazılı olarak veya Kurulun belirleyeceği diğer yöntemlerle tarafımıza iletebilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeni başvuru yöntemleri belirlenmesi halinde, bu yöntemler Şirketimiz tarafından duyurulacaktır Kanun kapsamındaki taleplerinizi “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Başvuru Formu” nu doldurarak;

Güllük Mah. Bacı Sk. No: 4/A Tepebaşı/Eskişehir adresine kargo ile ıslak imzanızı taşıyan bir dilekçe ile “insan Kaynakları” departmanı dikkatine Zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılarak gönderebilirsiniz,
Noter kanalıyla gönderebilir,
[email protected] adresine güvenli elektronik ya da mobil imzalı olarak, kayıtlı elektronik posta adresi veya sistemimizde kayıtlı elektronik e-posta adresiniz aracılığıyla ve/veya
Kurumumuza hitaben yazdığınız “word veya pdf.” formatındaki bir dosyayı güvenli e-imza ile imzalayarak [email protected] e-postasına konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazarak iletebilirsiniz.
Kanun kapsamındaki taleplerinizi, Bilgilendirme Formunu doldurarak ve formda belirtilen usullerle tarafımıza iletmenizi rica ederiz.

KVKK

1- Giriş
1.1- Amaç
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), KOVALAKLAR KAFETERYA GIDA TUR. İTH. İHR. İNŞ. SAN. TİC. LİMİTED Şirketi (“Hey Joe Coffee Co”) tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin süreçleri ve usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Hey Joe Coffee Co; Hey Joe Coffee Co çalışanları, çalışan adayları, tedarikçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını amaçlamaktadır.

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin süreçler, Hey Joe Coffee Co tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası’ na (“Politika”) uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2- Kısaltmalar ve Tanımlar
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişiler.

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: Hey Joe Coffee Co’nın bir hizmet sözleşmesine dayanarak istihdam ettiği gerçek kişiler.

Çalışan Adayı: Hey Joe Coffee Co’ya istihdam edilmek üzere başvurmuş olan gerçek kişiler.

Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Tedarikçi: Hey Joe Coffee Co’ya belirli bir sözleşme çerçevesinde mal ve/veya hizmet sağlayan gerçek kişiler veya adi şirketler.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

KVKK: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

1.1- Politikanın Kapsamı ve Kişisel Veri Sahipleri
Bu Politika; otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla, Hey Joe Coffee Co Çalışanları, Hey Joe Coffee Co Yönetim Kurulu üyeleri, Çalışan Adayları, Tedarikçiler, Ziyaretçiler ve Üçüncü Kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Şirketimiz tarafından işlenen kişiler için hazırlanmıştır ve bu belirtilen kişiler kapsamında uygulanacaktır. Bu Politika, hiçbir şekilde tüzel kişilere ve tüzel kişi verilerine uygulanmayacaktır.

Şirketimiz bu Politikayı internet sitesinde yayımlamak suretiyle bahse konu Kişisel Veri Sahiplerini Kanun hakkında bilgilendirmektedir. Şirketimiz çalışanları için, Çalışanlar için Kişisel Verilerin İşlenmesi Politikası uygulanacaktır. Verinin aşağıda belirtilen kapsamda “Kişisel Veri” kapsamında yer almaması veya Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen Kişisel Veri işleme faaliyetinin yukarıda belirtilen yollarla olmaması halinde de işbu Politika uygulanmayacaktır.

Bu kapsamda işbu Politika kapsamındaki kişisel veri sahipleri aşağıdaki gibidir:

Hey Joe Coffee Co Çalışanları: Hey Joe Coffee Co’nın bir Hizmet Akdi çerçevesinde istihdam ettiği gerçek kişilerdir.

Hey Joe Coffee Co Yönetim Kurulu Üyeleri: Şirket’in yönetim kurulu üyesi veya tüzel kişi temsilcisi olarak atanan gerçek kişilerdir.

Çalışan Adayları: Hey Joe Coffee Co’ya herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Hey Joe Coffee Co’nın incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir.

Tedarikçiler: Hey Joe Coffee Co’ya mal ve hizmet temin eden gerçek kişilerdir.

Üçüncü Kişi: Hey Joe Coffee Co Çalışanları için hazırlanan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına ve bu Politikada herhangi bir kişisel veri sahibi kategorisine girmeyen diğer gerçek kişilerdir.

2- Sorumluluk ve Görev Dağılımları
Hey Joe Coffee Co ve Hey Joe Coffee Co içerisinde İlgili Kişilerin kişisel verilerine erişim yetkisine sahip tüm birimler ve çalışanları, Politika ve ilgili mevzuat kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlemeyi amaçlar.

Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanlar aşağıdaki gibidir.

Pozisyon Birim Görev
İnsan Kaynakları Müdürü İnsan Kaynakları Çalışan ve Çalışan Adaylarının kişisel verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.
Finans Müdürü Finans Çalışan ve Çalışan Adaylarının mali verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.
Bilgi İşlem Bilgi İşlem Hey Joe Coffee Co’nın Soft ortamındaki verilerinin Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesini sağlamak.
3- Kayıt Ortamları
Kişisel veriler, Hey Joe Coffee Co tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Elektronik Ortamlar Elektronik Olmayan Ortamlar
Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.) Kağıt
Yazılımlar (ofis yazılımları, portal yazılımları.) Manuel veri kayıt sistemleri (Veri Bilgilendirme Formları)
Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. ) Basılı Kağıt Dosyalama Sistemleri
Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
Mobil cihazlar (Notebook)
Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
4- Saklama ve İmhaya İlişkin Açıklamalar
Hey Joe Coffee Co Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ilişkin kişisel veriler KVKK hükümleri ve ikincil mevzuata uygun olarak saklar ve saklama sürelerinin sonunda imha eder. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1- Saklamaya İlişkin Açıklamalar
Hey Joe Coffee Co, Çalışanları, Çalışan Adayları ve Tedarikçilerine ait kişisel verileri işleme amaçlarına uygun sürelerle ve kişisel verinin tabi olduğu ilgili mevzuatın öngördüğü sürelerle sınırlı olarak saklar.

4.1.1- Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Hey Joe Coffee Co faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri, aşağıdaki ilgili mevzuatta öngörülen sürelerle sınırlı olarak saklar. Bu kapsamda kişisel veriler;

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
4857 sayılı İş Kanunu,
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu,
213 Sayılı Vergi Usul Kanunu,
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen zamanaşımı süreleri ile sınırlı olarak saklanmaktadır.
4.1.2- Saklamayı Gerektiren İşleme Araçları
Hey Joe Coffee Co, ilgili kişilerin fotoğraf, sağlık bilgilerine ilişkin kişisel verilerini açık rızaya dayanarak aşağıdaki amaçlarla saklar:

Fotoğrafınız işyeri içerisinde tanıtım kartı kullanımı, özlük dosyası tanıtımı, güvenlik güçlerine tanıtım amaçlarıyla,
Sağlık verileri, yapılacak işin gerekleri açısından değerlendirme yapma, iş süreçlerini daha güvenli/verimli hale getirmek.
Hey Joe Coffee Co, faaliyetleri çerçevesinde açık rızaya ihtiyaç duymaksızın işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
Iletişimi sağlamak.
İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü yerine getirmek.
4.2- İmhaya İlişkin Açıklamalar
4.2.1- İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler:

İşlenmesine esas teşkil eden sebebin son bulması, ortadan kalkması,
İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
KVKK’nın 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun kabul edilmesi,
Kurul’a yapılan şikâyet sonucunda; Kurul kararı gereği,
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, hallerinde, imhayı gerektirir sebebin ortaya çıkmasını müteakip ilk imha periyodunda resen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5- Teknik ve İdari Tedbirler
Hey Joe Coffee Co, Kişisel Verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12 nci maddesi ve 6 /4 fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri alır.

5.1- Teknik Tedbirler
Hey Joe Coffee Co tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
Hey Joe Coffee Co’nın bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
Kullanıcı Hesap Yönetimi
Ağ Güvenliği
Uygulama Güvenliği
Şifreleme
Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri uygulanmakta ve kullanılmaktadır.
5651 Kanun gereği Log Kayıtları
Yedekleme
Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılım sal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
5.2- İdari Tedbirler
Hey Joe Coffee Co tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri hakkında eğitimler verilmektedir.
Hey Joe Coffee Co tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.
Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.
Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
Çalışanlara yönelik bilgi güvenliği eğitimleri verilmektedir.
6- Kişisel Verilerin İmha Teknikleri
Paragraf 4.2 de belirtilen imha sebeplerinin ortaya çıkması üzerine kişisel veriler, Hey Joe Coffee Co tarafından resen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

6.1- Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel veriler aşağıda belirtilen yöntemlerle silinir.

Veri kayıt Ortamı Açıklama
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
6.2- Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel veriler, Hey Joe Coffee Co tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.

Veri kayıt Ortamı Açıklama
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde veya yakma yöntemi ile geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.
6.3- Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel veriler anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

Hey Joe Coffee Co, kişisel verileri anonimleştirmemektedir.

7- Saklama ve İmha Süreleri
Hey Joe Coffee Co, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olduğu kişisel verilerle ilgili olarak;

Veri bazında saklama sürelerini Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha
Politikasında açıklamaktadır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Hey Joe Coffee Co tarafından güncellemeler yapılır.

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için resen silme ve/veya yok etme işlemi Hey Joe Coffee Co Bünyesinde oluşturulan Kişisel Verileri Koruma Kurulu ve üyeleri tarafından yerine getirilir.

Süreç Saklama Süresi İmha Süresi
İnsan Kaynakları iş Başvuruları İstihdam söz konusu olmadığı takdirde iş başvurusunun yapıldığı tarihten sonraki ilk imha periyodunda Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Tedarik Sözleşmelerinin hazırlanması 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
İletişim Çalışma süresi boyunca Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Sağlık Dosyası oluşturulması İlgili mevzuat aksini öngörmediği sürece istihdam süresine ek olarak 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Denetim süreçleri (ehliyet ve belgeler) İstihdam süresine ek olarak 2 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
Kamera Kayıtları Kayıt süresini Takiben 60 gün içinde Kayıt tarihi itibari ile 60 gün sonra imha edilmektedir.
8- Periyodik İmha Süresi
Hey Joe Coffee Co’nın, periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, Hey Joe Coffee Co her yıl Mart ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

9- Politikanın Yayınlanması ve Saklanması
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.

10- Politikanın Güncellenme Periyodu
Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11- Politikanın Yürülüğü ve Yürürlükten Kaldırılması
Politika, Hey Joe Coffee Co içinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politikanın ıslak imzalı eski nüshaları iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile saklanır.